Come tengo traccia del tempo

Come tengo traccia del tempo

Tempo di lettura: 3 minuti


Tracciare il mio tempo mi aiuta a capire come passo le giornate.
E, soprattutto, cosa è davvero importante per me e come dedicargli il tempo che si merita.
Quante volte mi sono sentita dire – e ho detto io stessa – con tono rassegnato:

Aaaah, come mi piacerebbe fare *inserisci attività a tua scelta*, se solo avessi il tempo! 

Una questione di scelta

È inutile girarci attorno, si tratta, come sempre, di come scelgo di spendere i miei 1440 minuti quotidiani.
Non sto dicendo di riempire ogni angolino della mia agenda, se ricordi te ne ho già parlato: essere indaffarata non mi rende necessariamente produttiva, anzi.
Non sto dicendo di stare sempre sul pezzo, lavorando a ore improbe – notte e fine settimana, ad esempio –, senza per questo guadagnare come Elon Musk. 

No, non sto parlando di tracciare il tempo per fare di più. 
Sto parlando, al contrario, di qualità.

Tenere traccia del mio tempo mi aiuta a capire come spendo i miei preziosi minuti e, perché no, magari a scegliere come farne un uso oculato.
Io sono piuttosto contenta di come trascorro le giornate e voglio condividere con te non solo la mia gioia ma anche come ci sono arrivata. 
E di sicuro, tracciare le attività ha determinato una svolta importante nella mia gestione della risorsa più preziosa ed effimera che ci accomuna: il tempo.

Priorità 

Prima di parlarti di strumenti e metodi, voglio però ricordarti che quello che è importante per te tu soltanto puoi saperlo.
Quindi, prima di impegnarti a tracciare ogni secondo delle tue giornate, pensa bene a quello che vuoi fare con il tuo tempo.
Stabilisci la tua priorità. E tieni sempre a mente:

Meno è meglio

Stima

Ora che hai chiarito la tua priorità, prova a quantificare il tempo che ti servirà per realizzarla.
Non tutte le cose sono quantificabili, è vero; per questo, è buona norma cercare sempre di definire con quanta più precisione possibile dei parametri che ti aiutino a vedere i tuoi progressi e, a seguire, i passi che ti porteranno a raggiungere ciò che desideri.

Strumenti

E ora, arriviamo finalmente al lato pratico della questione: gli strumenti.
Per tenere traccia di come uso il mio tempo ricorro al classico cartaceo e, data la mia vena nerd, alla versione gratuita di Toggl Track 1, un software nato proprio per tracciare il tempo e capire in cosa se ne vanno le nostre preziose ore, di cui esistono la versione desktop, l’estensione per Chrome e l’app per i dispositivi mobili. 

Io lo uso sia per il lavoro che per le attività extralavorative e devo dire che, una volta presa l’abitudine, Toggl si dimostra uno strumento intuitivo, immediato e versatile.
Toggl mi permette di suddividere tutte le attività secondo: 

  • progetti
  • clienti
  • inizio/fine e descrizione (time entries
  • tag
  • fatturabile 


Sotto le categorie “progetti” e “clienti” posso decidere di inserire non soltanto progetti e clienti in senso letterale.
Per esempio, io ho scelto di mettere tra i clienti, oltre ai miei clienti in carne ed ossa, le sfere della mia vita che ritengo più importanti (lavoro, spiritualità, creatività, movimento, relazioni, casa). 



Screenshot della mia app su telefono


Mentre i progetti possono essere associati a un solo cliente, ogni cliente può essere associato a più progetti, ma non direttamente agli orari di inizio e fine (time entries). 
Per iniziare a tenere il tempo, basta premere il pulsante play e per fermare stop.
Occorre, però, inserire sempre una breve descrizione come promemoria dell’attività.
“Toggl blog post” è la descrizione che ho scelto per definire esattamente la scrittura di questo articolo e fa parte del progetto lavorativo “Scrittura blog post”, un’attività che si ripete periodicamente. 
Oltre alle descrizioni, ho a disposizione dei comodi tag, etichette da applicare alle mie attività per incasellarle con maggior precisione; nello screenshot, i tag sono “blog”, “content”, “scrittura”, “sito Emma”.

Ti assicuro che questo simpatico programma è più facile da usare che da spiegare e comunque puoi trovare tutte le informazioni necessarie sul blog dedicato. Ah, quasi dimenticavo! Una delle cose che amo di più di Toggl è il suo report settimanale inviato via mail che mi permette di avere una panoramica di come ho distribuito il mio tempo nelle varie attività.

Se però preferisci l’analogico, puoi semplicemente portarti appresso per almeno una settimana (meglio un mese) un taccuino e ricordarti di scrivere quello che fai con i rispettivi orari di inizio e di fine. Oppure, puoi usare un’agenda giornaliera o settimanale, in cui i giorni sono suddivisi per ore. 

Onestà

Una cosa che non ti ho detto, ma che è di vitale importanza per ottenere una panoramica realistica di come spendi il tuo tempo e, quindi, di come puoi eventualmente migliorarne la gestione e dedicarne sempre di più a quello che ami davvero è che devi armarti di immenso candore nell’affrontare questa cosa.
Soprattutto all’inizio, potresti incontrare qualche resistenza – occhio a quelle inconsce, sono le più subdole e le più potenti – e avere la tendenza a “dimenticare” di segnare le ore davanti alla tv o a scrollare feisbuc e così via. 
Ehi, non c’è nulla di male a cazzeggiare. Non sono certo qui a dirti che devi riempire di significato e bellezza ogni singolo istante della tua vita. 
Il messaggio che vorrei darti è che, per acquisire una maggiore consapevolezza e, di conseguenza, una maggiore libertà nell’usare il proprio tempo, bisogna prendere le distanze dalle proprie convinzioni e guardarsi senza giudizio. Solo osservandosi con pura curiosità, possiamo vederci realmente per ciò che siamo.
E, se lo riteniamo necessario, attivarci per cambiare quello che non ci piace. 




1
Non ricevo alcun tipo di compenso per parlare di Toggl: è una risorsa che condivido perché si può usare gratuitamente – i piani a pagamento hanno maggiori funzionalità, naturalmente – ed è uno strumento che mi dà grandi soddisfazioni.

[Photo by Amanda Jones on Unsplash]

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Prendersi tempo per sé non solo non è uno spreco, ma può aiutarci a rimettere nella giusta prospettiva le cose a cui teniamo davvero e a riorganizzarci in modo che il tempo diventi un nostro alleato. 

Controlla quello che è in tuo potere controllare. Per il resto, prendi un bel respiro e fattene una ragione.
In questo post, ti offro qualche consiglio basato sulla mia esperienza per gestire al meglio la tua risorsa più preziosa: il tempo.
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