Come uso il metodo Kanban per gestire lavoro e vita

Come uso il metodo Kanban per gestire lavoro e vita

Tempo di lettura: 4 minuti


Visualizza il flusso di lavoro, individua i pattern e ottimizza il tuo tempo

In questo post, voglio parlarti di alcuni principi che ho riscontrato negli anni e che fanno del metodo Kanban una risorsa utile per organizzare le tue attività, sia professionali che personali. Non approfondirò questo concetto parlandoti della sua origine e delle sue millemila applicazioni: in caso tu voglia saperne di più, in rete esistono tantissimi articoli e siti che approfondiscono l’argomento. 
Premetto che non sono un’esperta di approcci agile e lean e metodi scrum e Kanban, ma uso da tempo uno schema assai simile a quello che ho poi scoperto essere il metodo Kanban e voglio condividerlo con te perché trovo sia intuitivo ed efficace e sono certa che possa aiutare anche te a gestire meglio le tue attività risparmiando tempo e stress. 

A questo proposito, mi viene in mente la mia prima coabitazione che risale a ormai vent’anni fa: condividevo un appartamento con altre sei persone e, per organizzare equamente i compiti ricorrenti, avevamo stilato una tabella con le faccende da svolgere e i turni da rispettare per ciascun inquilino. 
Tutti sapevamo cosa c’era da fare, a chi sarebbe toccato farlo e quando. Non sempre i turni venivano rispettati e talvolta le cose da fare si accumulavano, ma avere una panoramica della situazione ci aiutava a risolvere più facilmente le cose. E, soprattutto, a sbrigare le faccende più urgenti quanto prima.
(E se qualcuno approfittava della buona volontà di qualcun altro, veniva facilmente smascherato.)

Kanban si riferisce a un metodo di organizzazione e planning del lavoro, che, in effetti, si può applicare a qualsiasi attività. Ispirato a una tecnica adottata negli anni Quaranta in Toyota, il metodo Kanban ha proseguito il suo sviluppo rivelandosi efficace per organizzare il processo produttivo e permettere a tutti gli attori coinvolti di averlo sempre sott’occhio, evitando sprechi e migliorando la produttività a tutti i livelli. 

Come uso il metodo

Io uso questo metodo in modo molto spartano, ma ognuno può sperimentare diverse opzioni o inventare il proprio modo di procedere. Personalmente, ho basato questa scelta sui principi che ti illustrerò più avanti in questo post e che sono fondanti di molte mie decisioni.

Ho attaccato alla parete del mio studio, proprio di fianco alla mia sedia, quattro post-it: idee, to do, doing e done

  1. Nella prima colonna mi appunto le idee che voglio sviluppare, ma che non sono ancora definite in dettaglio.

  2. Nella seconda colonna, inserisco le cose che devo fare per manifestare la mia idea nel mondo, per darle realtà: devono essere compiti fattibili in un tempo ragionevole.
    Se un task supera i cinque giorni per essere completato (comincia a puzzare), in genere lo spezzetto ulteriormente. Il pericolo nascosto in questa pratica è quello di segnare ogni minima cosa come task. Non farlo! Potresti precipitare nel buco nero dei microtask, dove anche prendere in mano una penna diventa un compito.

  3. La terza colonna è la più stimolante e la più critica, perché è lì che si formano eventuali colli di bottiglia: è nel fare che posso incontrare dei blocchi, siano essi esterni che interni. Per evitarlo, stabilisco un limite massimo di compiti in progress, mettiamo cinque. 

  4. Una volta che il post-it arriva nella quarta colonna, posso fare un brindisi e celebrare il completamento del task. 


Un mio esempio di Kanban semplificato al massimo

Principi che tornano

Negli anni, ho sperimentato diversi metodi e schemi e ho individuato alcuni principi che ritornano quando penso a questo metodo e al mio modo di usarlo, sia in ambito professionale sia nella mia vita privata:

  • semplicità
  • chiarezza
  • essenzialità
  • priorità
  • focus
  • misurazione
  • soddisfazione



Semplicità 

Keep it simple

La mia tendenza a creare strutture complesse mi ha portata a ricercare la massima semplicità nella gestione dei progetti, perché mi sono resa conto che porta a risultati di gran lunga migliori rispetto a costruzioni superarticolate e cervellotiche. Può sembrare una banalità, e magari lo è, ma seguire il principio della semplicità è più difficile di quanto sembri. Soprattutto in rete, soprattutto oggi che siamo immersi fin sopra i capelli in un costante rumore di fondo che ci mantiene a un livello di attenzione bassissimo. 

Chiarezza

Proviamo a pensare al flusso di lavoro come a una storia.
Possiamo suddividerlo in tre parti: inizio, svolgimento e fine
È una semplificazione, certo, ma è funzionale a mostrarci il flusso nella sua struttura essenziale, nella sua ossatura
D’altronde, qualsiasi progetto parte da un punto iniziale per arrivare a un altro punto che ne determina la fine.
Come diceva Bruno Munari:

Complicare è facile, semplificare è difficile. 
Per complicare basta aggiungere, tutto quello che si vuole: colori, forme, azioni, decorazioni, personaggi, ambienti pieni di cose.
Tutti sono capaci di complicare. Pochi sono capaci di semplificare.

Essenzialità

In genere, quando una cosa è semplice, è anche chiara ed essenziale. E funziona. 
La cosa interessante è che per arrivare alla semplicità, di solito occorre fare un bel lavoro di cesello e mettere in crisi le nostre convinzioni. 
Il fatto di compilare dei cartellini che ti indicano cosa c’è da fare rappresenta già di per sé un momento fondamentale di selezione.
E qui, potrei aprire un universo, ma scelgo di non farlo e proseguo lungo il percorso che mi sono scritta ;) 
Usare questo metodo può aiutarti a coltivare una mentalità attenta all’essenziale. 
Limitare il work in progress è fondamentale a questo scopo. 

Priorità 

Ne ho già parlato, ma stabilire le priorità è fondamentale per lo sviluppo di qualsiasi progetto. 
Se il caos può essere utile per fare brainstorming e dare fondo a tutte le idee, anche quelle che ci sembrano balzane, dare priorità ai diversi compiti che abbiamo definito fa sì che portiamo avanti il nostro progetto oppure no. Se la gerarchia è sbagliata, è possibile che ci blocchiamo. Toccherà rivedere i nostri piani

Focus

Dare priorità è mettere al centro dell’attenzione un determinato compito, che richiede di essere completato, altrimenti rischiamo di giocarci il turno e tornare al punto di partenza. Stabilire una gerarchia e anche rivederla perché non ci fa procedere come vorremmo è un ottimo allenamento per l’attenzione: aiuta il nostro cervello a focalizzarsi non solo sul risultato, ma anche sul viaggio che serve per arrivarci. 

Misurazione

Vedere i tasselli dei compiti spostarsi verso l’ultima colonna è motivante e ci offre una misura del nostro flusso di lavoro. 
Questo ci permette di aggiustare il tiro, migliorare le performance e snellire il processo. 
Ci dice dove possiamo rallentare e dove invece conviene spingere un po’ sull’acceleratore.
Ci rivela anche, se guardiamo con attenzione, cosa è davvero importante e cosa possiamo tralasciare senza per questo intaccare l’intera struttura. 

Soddisfazione

Buttare i post-it con i compiti completati è una gran soddisfazione.
Non farti prendere la mano, ti vedo già lì che scrivi mille microcompitini solo per il gusto di eliminarli :D 
Il tuo Kanban non deve diventare una infinita e irrealizzabile to-do list! (Mi sto rivolgendo prima di tutto alla mia alter ego maniacale, che è anche quella che mi rallenta).

Conclusioni

Un lavorone, eh?
Esistono tanti simpatici strumenti online che simulano le funzioni del Kanban e offrono integrazioni varie. 
Io uso sia i cari vecchi post-it che Trello, con cui mi trovo piuttosto bene. 
Avere un supporto fisico ha sul nostro cervello un impatto differente rispetto ai Kanban virtuali.

In ogni caso, non devi fare tutto da sol* (il mio editor lo schwa non lo regge, quindi rimango con il mio buon asterisco).
Se hai un’idea o un progetto e vuoi svilupparlo ma non sai come procedere, io sono qui per aiutarti. 
Ti basta compilare il form che trovi dopo gli articoli correlati a questo e raccontarmi brevemente la tua idea.
Sarò felice di ricontattarti al più presto per conoscere meglio la tua situazione e vedere come possiamo collaborare.  




Photo by Tom Wilson on Unsplash

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