Strumenti utili per lavorare meglio

Strumenti utili per lavorare meglio

Tempo di lettura: 5 minuti


Gestione del flusso di lavoro

Oggi voglio parlarti di alcuni strumenti che uso per gestire le diverse tappe del mio lavoro. 
Nei post precedenti, ti ho raccontato di come archivio tab e finestre, di cosa uso per tenere traccia del mio tempo, del perché è importante creare una mappa e di come (ri)scoprire la nostra priorità sia fondamentale per il successo dei nostri progetti.

In questo post, vorrei approfondire e ampliare questi temi introducendoti a uno strumento ombrello di chiara fama: Google.
L’ho definito “strumento ombrello” per via delle mille declinazioni e funzionalità che Google implementa ogni giorno per migliorare la nostra vita e il nostro modo di lavorare.
Dal momento che con il telefono sono passata ad Android mentre come desktop e tablet uso Mac, la possibilità di lavorare con gli strumenti offerti da Google si rivela molto utile per avere sempre tutti i dati sincronizzati ovunque

Da tempo, avevo in programma di scrivere questo post: ora più che mai, vista la situazione mondiale e i cambiamenti epocali cui stiamo assistendo, credo sia importante far conoscere questi strumenti a chi non ha ancora avuto occasione di incontrarli. 

Voglio darti una panoramica dei tool che uso più spesso per semplificare il mio flusso di lavoro (e non solo); Google ne ha tanti tanti di più, ma per questo ti consiglio di andare a dare una sbirciata al sito dedicato. Naturalmente, dopo aver letto il mio post ;) 
Di fronte a tutta questa abbondanza e senza contare le numerose – e valide – alternative presenti in rete, il rischio di perdersi tra le scelte possibili è alto. 
E, come dice il buon Bill Burnett:

When you have too many choices, you have no choice.
Quando hai troppe scelte, non hai scelta.

Bill Burnett 


Sì, perché quando ti trovi di fronte a troppe possibilità, ti può capitare di provare un senso di sopraffazione e non sapere che pesci prendere. 
Per questo non ti preoccupare, se hai bisogno di una mano a trovare gli strumenti giusti per te, puoi scrivermi usando il form che troverai sotto questo articolo e parlarmi della tua situazione. 
Come dico sempre a chi si affida a me, ricordiamoci che gli strumenti nascono per facilitarci e non per renderci schiavi. 
Sono importanti, certo, ma non costituiscono la fase iniziale del percorso, costituita dalla creazione di una strategia che ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi. 

Come le strategie e i piani, anche gli strumenti che usiamo possono cambiare e non c’è niente di male, anzi, una delle cose belle della rete è che ci dà l’opportunità di sperimentare continuamente. 

Attività e tool

È ora di passare al sodo e vedere alcuni degli strumenti che uso nelle diverse fasi del mio flusso di lavoro. 
Mi sto riferendo agli strumenti gratuiti; esiste anche la possibilità di acquistare piani a pagamento con maggiori funzionalità. 
Ma facciamo un passo alla volta.

NAVIGAZIONE e RICERCA

Google (e) Chrome 

Chrome è il browser più usato al mondo. 
Tramite la barra indirizzi o quella di ricerca, posso visitare un sito di cui conosco l’indirizzo o effettuare ricerche per parole chiave o frasi grazie al potente motore di ricerca di Google.
O un altro a mia scelta: posso infatti personalizzare la barra degli indirizzi per usare un qualsiasi motore di ricerca. 
Cerco una parola o una frase e Google mi propone diverse alternative tra le più cercate dagli utenti.
Così, non solo posso trovare quello che mi interessa, ma anche farmi un’idea delle ricerche più popolari su web, cosa importante, tra l’altro, per la scelta delle parole chiave
Chrome offre inoltre numerose estensioni, che amplificano le mie possibilità: ti ho già parlato di Cluster e di Toggl, due strumenti che uso rispettivamente per archiviare i miei tab e per tenere traccia del tempo dedicato a ogni attività o compito. 
Ecco, sono due delle estensioni che tengo care di fianco alla mia barra degli indirizzi insieme ad altre, ognuna con la sua particolare e utile funzione: ci sono estensioni per identificare i font e i colori, per bloccare pop up, per simulare la vista dai device mobili, per sospendere i tab non utilizzati e risparmiare energia, per accorciare gli url, per salvare le password (e la mia salute mentale), per prendere nota di cose importanti e altro ancora. 
Quello delle estensioni è un universo che meriterebbe un post a parte... E probabilmente un post non basterebbe! 

Immagini 

Un’altra funzione che mi piace molto – e che negli ultimi tempi ho usato per dare un nome a ignote piante del mio nuovo giardino – è la ricerca per immagini.
Una delle caratteristiche che mi stanno più sullo stomaco della ricerca in rete è il fatto che se non sai cosa stai cercando, se non conosci il nome dell’oggetto su cui ti interroghi, la ricerca diventa quantomeno ostica: infatti, come puoi fare la tua domanda se non sai come porla?
Se non conosco il nome della pianta misteriosa, cosa posso domandare al caro Google??
Mi sono ritrovata a fotografare da telefono la pianta incriminata e poi ho chiesto a Google di guardarla e dirmi il suo nome. 
Da mobile, mi è bastato usare Lens, la app di riconoscimento immagini di Big G, che guarda e poi ti dà i risultati della sua ricerca. 
Da desktop, posso usare Google Immagini, che assolve allo stesso compito.

PLANNING

Calendar

Quanto è utile il calendario? Non solo quello di Google, eh.
Da appassionata di pianificazione quale sono, per me il calendario, in tutte le sue forme, è uno strumento magico.
Uso Calendar sia per il lavoro che per la gestione delle attività famigliari e personali con calendari separati per le une e per le altre.
Ogni calendario può essere condiviso con colleghi e partner, si possono impostare eventi ricorrenti e invitare le persone ai singoli eventi. 
Quando tengo i miei corsi online, condivido con i partecipanti il calendario dedicato e anche il link a Google Meet per entrare in videoconferenza. 
Posso impostare eventi, attività, promemoria e attivare le notifiche, anche giorni prima dell’evento, per non dimenticarmi di nulla. 
Comodo, non trovi? 

OPERATIVITÀ

Per quanto riguarda il lavoro vero e proprio, posso fare affidamento alle funzionalità che trovo direttamente su Drive.
Nel caso non sappia bene come orientarmi, per ognuna di queste funzioni, esistono una quantità di modelli predefiniti cui posso ispirarmi, oltre a utili guide all’uso.

Fogli

Di solito, utilizzo i fogli di calcolo per stilare i piani e i calendari editoriali, raccogliere i miei contatti email, fare cataloghi prodotto per i clienti, creare diagrammi di Gannt, tenere traccia delle spese e così via. 
Il formato a griglia e le numerose funzionalità di calcolo ne fanno uno strumento potente anche se non proprio intuitivo. Bisogna conoscere le regole per usarlo al meglio; con un pizzico di curiosità e una buona dose di pratica, Fogli si rivela molto valido in diversi ambiti. 

Documenti

Ho bisogno di buttar giù un’idea?
Devo mandare una proposta a un cliente o propormi per una collaborazione?
Magari prendere appunti per un articolo?
Posso usare questo formato in maniera libera e formattare il testo successivamente: Google mi darà un comodo indice basandosi sulle intestazioni impiegate (titolo, sottotitolo, intestazione 1, 2, etc.). 

Presentazioni

Altro strumento davvero interessante, uso Presentazioni per stilare le mie proposte e quando preparo lezioni che userò durante i corsi online. 
Il formato orizzontale e la versatilità dello strumento ne fanno un ottimo alleato per creare presentazioni accattivanti, ideali per tenere alta l’attenzione e per essere dirette e di facile comprensione.
Anche qui, posso trovare diversi modelli predefiniti da usare o a cui ispirarmi per uno stile istituzionale o, al contrario, informale. 

Moduli 

Dopo un corso, sono solita chiedere un riscontro ai miei studenti. I Moduli di Google mi permettono di creare un sondaggio per verificare la soddisfazione dei miei corsisti.
Ma la loro funzione spazia altrove: grazie a Moduli, posso creare non solo sondaggi e quiz a risposta aperta o chiusa, ma anche form di contatto e inviti o registrazioni.
E, a proposito di rapporti con gli altri, anche se virtuali, possiamo passare alla prossima sezione.

RELAZIONI

Gmail

Non credo abbia bisogno di presentazioni. 
Il servizio gratuito di posta offerto da Google è molto popolare e funziona bene sia da desktop che da mobile. 
Il mio account di posta personale è proprio su Gmail, mentre quello professionale è info@emmafrignani.com

Meet

Meet mi permette di tenere lezioni e, più in generale, videoconferenze e videochiamate direttamente da browser.
Per fare accedere i partecipanti (fino a 100), mi basta condividere con loro il link alla riunione.
Posso anche pianificare la conferenza su Calendar e condividere le mie presentazioni e i miei tab sullo schermo. 

ARCHIVIAZIONE

Drive

Drive mi permette di archiviare gratuitamente fino a 15 GB di dati. 
Posso creare cartelle, caricare file, cercarli per tipologia e avere tutto il mio materiale sincronizzato sui diversi device. 
Posso condividere via link e scegliere che autorizzazioni dare alle persone con cui ho condiviso i file o le cartelle: solo visualizzazione, possibilità di commentare o di modificare il file.
Trovo che sia un ottimo strumento per il lavoro in team da remoto. 

Keep

Uso questo strumento per prendere nota di cose e siti che non voglio dimenticare. 
La possibilità di inserire tag nelle note mi aiuta a dare una struttura alle informazioni e, ancor più, a ritrovarle facilmente quando mi servono.

Foto

Ora che ho un telefono Huawei e uso un Mac per lavoro, la possibilità di archiviare le mie foto qui è una pacchia e mi permette di avere sempre tutte mie immagini ovunque. 
Cosa non da poco, visto che mi capita di lavorare sia da cellulare che da tablet o desktop. 
Da qui, posso condividere le foto con eventuali collaboratori e organizzarle in cartelle per tenere sempre tutto in ordine e ritrovare facilmente i miei contenuti. 

ANALISI 

My Business

Google My Business è una sorta di vetrina per la mia attività in rete.
Dal mio account, posso pubblicare contenuti, gestire i dati della mia azienda e farmi trovare più facilmente dai miei potenziali clienti.

Analytics

Come dice la parola, questa funzionalità mi fornisce i dati statistici sull’andamento della mia attività in rete. 
Molto utile per capire come sta andando il mio business e cosa posso cambiare nel caso non proceda come avevo immaginato. 

Avere un report mensile dell’andamento della mia attività mi fa capire molte cose non solo sul mio business, ma anche sul comportamento degli utenti, con conseguenze importanti sulle mie azioni di strategiche. 

È arrivato il momento di concludere

Nonostante la scaletta e i buoni propositi, questo post si è allungato oltre le mie previsioni.
D’altronde, volevo darti una panoramica di alcuni strumenti di Google che trovo molto utili. E sono tantI!
Spero di averti fornito qualche dritta interessante e ti auguro buon lavoro, quali che siano gli strumenti che deciderai di usare.

Se dovesse servirti una mano, sono qui per aiutarti. Scrivimi usando il form che trovi sotto i post correlati a questo e vediamo come posso esserti utile. 




[Photo by Stephane YAICH on Unsplash]

Potrebbe interessarti anche

Proprio ora che il tempo si è dilatato, è il momento propizio per rivedere la tua presenza online e dare una spinta alla tua comunicazione e al tuo sito.
«La cosa importante è non smettere mai di interrogarsi. La curiosità esiste per ragioni proprie.» – Albert Einstein
Il mio planner settimanale, allineato alle energie che ho a disposizione.
Post recenti
Il mezzo non è il fine. Teniamolo a mente per non sprecare energie e arrivare più facilmente all’obiettivo.
L’ascolto è la base per comprendere a fondo i problemi, i punti di forza e i desideri del nostro cliente. 
Ma ricordati sempre di filtrare quello che ascolti.
Dai una forma tangibile alle tue attività per limitare l’accumulo di compiti e aumentare l’efficacia del processo.

Conosciamoci

Contattami usando il form qui a fianco
e raccontami qual è la tua situazione e che cosa ti serve.

Potremo fissare una call per conoscerci meglio
e capire come possiamo collaborare, che ne pensi?

Cliccando il pulsante INVIA si accettano i termini di Privacy Policy.